De vertrouwenspersoon is er voor de medewerker. De medewerker kan via de telefoon of e-mail contact met mij opnemen. Vervolgens wordt afgesproken op welke wijze en wanneer het eerste contact plaatsvindt. In veel gevallen is één gesprek al voldoende, maar indien nodig vinden er enkele gesprekken plaats, altijd op initiatief van de werknemer. De vertrouwenspersoon luistert en bespreekt de mogelijke interventies, oefent deze indien nodig, en onderzoekt samen met de melder wat de eventuele consequenties van de verschillende interventies kunnen zijn. Uiteindelijk kent de melder zijn collega’s het best en bepaalt hij of zij zelf welke interventie ingezet wordt.

Wettelijk kader

Ongewenste omgangsvormen komen helaas regelmatig voor in bedrijven en daarbuiten. De afgelopen jaren zijn er diverse voorbeelden in de media geweest. Het kan in iedere organisatie voorkomen. Medewerkers kunnen te maken krijgen met pesten, agressie en geweld, discriminatie of seksuele intimidatie. Werkgevers zijn verplicht een beleid te voeren dat gericht is op het voorkomen en beperken van psychosociale arbeidsbelasting. Het aanstellen van een externe vertrouwenspersoon kan deel uitmaken van dat beleid.

In 2023 stemde de Tweede Kamer in met een wetsvoorstel dat regelt dat iedere werkgever met 10 of meer medewerkers moet zorgen voor een vertrouwenspersoon. Dit wetsvoorstel zou in 2024 in de Eerste Kamer behandeld worden.

Als extern vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen kan ik medewerkers steun en advies geven over hoe zij het beste kunnen handelen in de gegeven situatie. Door in een vroeg stadium een vertrouwenspersoon in te schakelen, kan het ongewenste gedrag doorbroken worden.

Wettelijke verplichtingen en maatregelen

Werkgevers moeten volgens de Arbowet beleid voeren om ongewenst gedrag te voorkomen. Dit geldt voor zowel kleine als grote organisaties. Goed sociaal beleid betekent veel aandacht voor de veiligheid, gezondheid en het welzijn van medewerkers (en vrijwilligers). Een belangrijk onderdeel hiervan is het voorkomen van ongewenst gedrag, wat expliciet in de beleidsnotitie moet worden opgenomen. De organisatie moet duidelijk aangeven dat ongewenst gedrag niet wordt getolereerd.

Enkele belangrijke maatregelen tegen ongewenst gedrag zijn:

Een gedragscode die een goed en stimulerend werkklimaat te bevordert, waarin collegialiteit, respect en aandacht voor anderen de norm zijn, en ongewenst gedrag niet wordt getolereerd.

Het hebben van een klachtenregeling en een interne of externe klachtencommissie.

Een zichtbaar en benaderbare vertrouwenspersoon omgangsvormen voor iedereen die bij de organisatie betrokken is.

Standplaats: Zeewolde maar mijn werkgebied beslaat een reistijd van maximaal 1 uur.

Anonimiteit en omgang met persoonlijke gegevens.

Bij VrijUiten wordt geen enkele informatie over de persoon die contact opneemt gedeeld of bewaard. Er wordt gezorgd dat de persoon niet te herleiden is. Ook de vestiging of afdeling waar de melder werkzaam is, zal niet worden gecommuniceerd. In de facturatie wordt niet gesproken over de naam van een persoon of afdeling, maar wordt er enkel gebruik gemaakt van een factuurnummer.

VrijUiten bewaart de aantekeningen van de persoon bewaren totdat de factuur is voldaan, waarna alle gegevens worden vernietigd. Wat VrijUiten wel bijhoudt per factuurnummer, is het type ongewenste omgangsvorm dat gemeld is. Dit is nodig voor het jaarverslag waarin aangeven wordt hoe vaak VrijUiten benaderd is en op welk onderwerp dit betrekking had.

Advies naar het bedrijf en Jaarverslag

Als er opvallend veel meldingen zijn over een bepaald onderwerp, zal VrijUiten zo nodig contact opnemen met de directie, met het advies om binnen het bedrijf aandacht te vragen voor dat onderwerp. Dit advies zal nooit gericht zijn op een specifieke afdeling, omdat anonimiteit en veiligheid van de melder altijd voorop staan.

Voor het jaarverslag zal VrijUiten enkel aangeven hoe vaak er gebruik is gemaakt van de vertrouwenspersoon en op welke van de vier ongewenste omgangsvormen dit betrekking had. Hierbij is op geen enkele wijze herleidbaar wie contact heeft gezocht met VrijUiten.